BComplete-Büro-Tipp 3: Die Visitenkarte des Unternehmens

Design, Funktionalität und Arbeitsplatzgestaltung sind gleichwert zu behandeln / Erwartungshaltungen von Kunden dürfen nicht negiert werden / Mit der Einrichtung werden immer Zeichen werden immer gesetzt – bewusst oder unbewusst

10. April 2013. „Das Büro ist für jedes Unternehmen eine sichtbare Visitenkarte“, erklärt Magister Marcus Haas, Geschäftsführer der Office Syncro GmbH, dem Träger von BComplete, einem internationalen Netzwerk von Komplettanbietern für Bürolösungen aus einer Hand ( www.bcomplete.eu ). „Dabei ist der erste Eindruck immer der Wichtigste und zugleich eine Chance, alle Gäste von der Professionalität des Unternehmens zu überzeugen. Der Empfang eines Unternehmens soll guten Hotels gleichen. Denn Meinungsbildung entsteht in hohem Maße durch die Einrichtung. Ziel muss es sein, einen, den Unternehmenszielen adäquaten Empfang zu schaffen, denn jedes Negieren der Regeln führt zu einem Kompetenzverlust.“

Erwartungshaltungen sind zu berücksichtigen

Design, Funktionalität und Arbeitsplatzgestaltung sind bei der Planung eines Empfangs immer gleichwertig zu behandeln“, betont Marcus Haas. Der Empfang repräsentiert die Corporate Identity des Unternehmens, vermittelt durch das Corporate Design, das die Außenhülle des Unternehmens darstellt. „Gerade mit dem Corporate Design werden Werte kommuniziert“, so Haas. Darüber hinaus müsse sich das Corporate Design vom Mitbewerber abgrenzen, „ohne jedoch die für ein Marktsegment typischen und von Kunden bereits gelernten Mechanismen zu vernachlässigen. Auch darf zwischen den Werten eines Unternehmens und seinem visuellen Auftritt keine Differenz sein.“ Ein negatives Beispiel ist für Haas z. B. ein Unternehmen das Bioprodukte erzeugt und bei den Büromöbeln auf eine kalte Ausstrahlung mit Stahl und Glas setzt: „In einem solchen Fall wird die Erwartungshaltung der Kunden und Besucher – also der Meinungsbildner – wesentlich gestört.

Der Büroplaner unterstützt beim Setzen der Zeichen

„Wie wir aus der Semiotik gelernt haben, werden immer Zeichen gesetzt, bewusst oder unbewusst, denn eine Welt ohne Zeichen ist unvorstellbar“, erläutert Marcus Haas seine Philosophie. „Die Aufgabe der BComplete Partner besteht darin, ihren Kunden beim strategischen Setzen der Zeichen zu unterstützen. Hierzu müssen ihm die fachgerechten Fragen gestellt werden, damit mit den richtigen Folgerungen das Büro zu einem Erfolgsinstrument gemacht werden kann. Also was soll mit dem Entree kommuniziert werden – Gediegenheit, Modernität, Aufgeschlossenheit oder etwas anderes? Ein Einheitskonzept für eine erfolgreiche Kommunikation via Einrichtung gibt es nicht. Denn jedes Unternehmen hat individuelle Stärken, die durch gezielte Maßnahmen unterstützt werden können. Dabei hilft den BComplete- Partnern die große Erfahrung bei ähnlichen Fragestellungen, die Einbindung in die Region sowie das Know-how von einem international ausgerichteten Netzwerk.“

Geplante Funktionalität

Der Empfang muss natürlich neben der Ästhetik auch den funktionalen Kriterien entsprechen. Mithin sind gemeinsam mit dem Auftraggeber folgende Themenbereiche zu klären: Kann sich sein Kunde rasch orientieren, oder wird er verwirrt? Gibt es Abstellflächen für Taschen und Koffer etc. Sind Sitzmöbel notwendig und wenn ja, welche? Oder ist der Empfang auf eine schnelle Abfertigung der Besucher ausgelegt? Bei Gestaltung von Arbeitsplätzen sind neben den rechtlichen Anforderungen gleichfalls die Erkenntnisse der Arbeitsplatzergonomie einzuplanen. Zu berücksichtigen sind z. B. die Gestaltung von Telefon- und Computerarbeitsplätzen, die Sitzhöhe für die Mitarbeiter ferner die Vermeidung von Zugluft und Lärm. Letztlich sorgt eine vorausblickende Planung vom Empfang für effiziente Arbeitsabläufe und leistet so einen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Jedes noch so kleine Detail in der Interaktion liefert Aufschlüsse über die Servicekultur des Unternehmens und damit über das wirkliche Interesse an den Anliegen des Besuchers“, so Marcus Haas.

Alles aus einem Guss

„Leider besteht in vielen Unternehmen die Auffassung, dass nur der Eingangsbereich als Träger vom Corporate Identity relevant ist. Genauso wichtig sind aber auch die anderen Räumlichkeiten, denn ein Bruch in der Zeichensetzung und damit in der Identität eines Unternehmens, ist immer negativ“, so Marcus Haas abschließend.

Welche Fragen sollen bei der Gestaltung eines Empfangsbereiches geklärt werden:
– Wie soll sich das Corporate Design vom Unternehmen widerspiegeln?
– Was sind die typischen Zeichen für das Marktsegment?
– Gibt es einen Bruch im Corporate Design zwischen Empfang und den anderen Räumen im Unternehmen?
– Werden die Gäste sofort weitergeleitet, oder werden müssen sie warten?
– Sollen die Gäste beim Empfang stehen oder sitzen?
– Ist der Empfang ständig besetzt?
– Entspricht der Empfangsbereich den arbeitsrechtlichen Anforderungen?

Beispiele für Bürodesign unter www.bcomplete.eu

BComplete-Partner gibt es in Deutschland u. a. in Binzen, Cadolzburg, Eggenfelden, Gründau, Happurg, Kaiserslautern, Karlsruhe, Minden, München, Offenbach, Rottenburg und Stuttgart.

All4press, das Medienbüro (Verantwortlich: Erich R. Jeske) mit einem umfassenden Medienservice. All4press fertigt und redigiert Pressetexte,plant, organisiert und leitet Pressegespräche und Pressekonferenzen im In- und Ausland, führt Interviews durch.

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