Book One: KI-Reisekosten-App mit Service-Team in Berlin

Revisionssichere Abrechnungen für die deutsche Steuerprüfung

Book One ist eine neue Reisekosten-App für den Mittelstand mit KI-Technologie. Zwei Berliner Jungunternehmer hatten viel Zeit mit der Reisekostenabrechnung verbracht und daher eine komfortable, digitale Anwendung entwickelt. Die erste WebApp wurde von dem Berliner Start-up Stipendium gefördert. Mit der Expertise des Business Travel Experten Michael Becker, Geschäftsführer von Fides Reisen Lufthansa City Center in Berlin, wurde die App nun zu einem leistungsstarken Geschäftsreise-Tool für den Mittelstand ausgebaut. Ein wesentliches Feature ist, dass die App für iOS und Android Nutzer kompatibel ist. Auch wurde das System für die Abrechnung einer Geschäftsreise in mehrere Länder und damit verbundenen unterschiedlichen Währungen und Tagespauschalen spezifiziert. Darüber hinaus steht das Business Travel Team von Fides Reisen als Servicecenter für die Book One Nutzer zur Verfügung.

Digitale Reisekostenabrechnung ohne Aufwand und Kosten
Für Selbständige und mittelständische Firmen, die einen Systemwechsel zu digitalen Prozessen anstreben, ist die smarte App das perfekte Tool. Die Organisation von Reisekosten- und Spesenabrechnungen kann ohne Aufwand und Kosten von Excel auf eine KI-App umgelagert werden. Insbesondere für Teams, die dezentral arbeiten, sind digitale Prozesse und Lösungen effizienter, sie erhöhen die Produktivität und Transparenz. Ausgaben im Homeoffice können kontaktlos über die App ohne Postwege in kürzester Zeit abgerechnet werden.

Das kann die Book One App: revisionssichere Abrechnungen für die deutsche Steuerprüfung
-Belege unterschiedlicher Quellen (Hotel, Flug, U-Bahn, Nahverkehr, Cafe), erkennen + verarbeiten. Die jeweiligen Ausgaben einer Reise werden zusammengefasst und gemäß den Vorgaben des Finanzamtes berechnet.
-Belege aus dem Ausland und andere Währungen werden ebenfalls erfasst, umgerechnet und verarbeitet.
-Tagespauschalen bei grenzüberschreitenden Reisen – auch in mehrere Länder – werden nach den aktuellen Sätzen berechnet.
-Schnelle Abrechnung der Umsatzsteuer
-Alle Reisekosten und Belege bei einer Geschäftsreise im In- und Ausland werden für die Abrechnung revisionssicher für die Steuerprüfung nach dem deutschen Steuerrecht erstellt.

Das sind die Benefits: Zeitersparnis, weniger Fehler
-90 % Zeitersparnis durch das automatische Einlesen der Belege entfällt.
-Fehlerquellen bei manuellen Eingaben werden minimiert.

Zusammenarbeit mit Steuerberater:
-Die Vorlagen werden für Steuerberater als PDF-Datei vorbereitet. DATEV wird in Kürze folgen.
-Belege werden einfach per E-Mail an Steuerberater + Buchhaltung geschickt.

Datenschutz:
-Das Hosting der Daten entspricht der europäischen DSVGO.
-Das gesamte Abrechnungsmanagement passiert auf dem Smartphone des Nutzers, alle Daten werden ausschließlich auf dem Smartphone des Nutzers gespeichert

Konditionen:
-Die Nutzung von Book One erfordert keine Gebühr. Kosten fallen beim Fertigstellen der Abrechnung an. Pro Reise kostet die Abrechnung ab 5 Euro

Zeitgewinn für alle Beteiligten am Abrechnungsprozess
„Für kleinere und mittlere Firmen ist die Reisekostenabrechnung vor allem bei mehrtägigen Reisen ins Ausland ein relativ großer Aufwand, der durch digitale Tools deutlich reduziert werden kann. Gerade für verteilt und agil arbeitende Teams bietet die App einen Produktivitätsvorsprung. Die neuen Tagespauschalen für 2021 sind automatisch im System hinterlegt. Book One entlastet alle Beteiligten im Abrechnungsprozess: Reisende, Sachbearbeiter, Management und Steuerberater“, erklärt Michael Becker.

„Unsere Vision ist Geschäftsreisen auch mit privatem Stopp digital und nahtlos zu managen. Dies auf allen Plattformen – per Chat, Voice oder mit einem Augenschlag. Wiederholende Arbeiten werden vollständig an digitale und intelligente Prozesse übergeben,“ fasst Michael Becker zusammen.

KI-System übernimmt komplexe Aufgaben
Die KI-gestützte digitale Reisekostenabrechnung ermöglicht eine einfache steuer- und GoBD-konforme mobile Bearbeitung der Belege. Quittungen, Rechnungen, Fahrscheine und Tickets aus dem In- und Ausland werden mit der intelligenten App gescannt, die relevanten Daten wie Steuersätze und Währungen werden ausgelesen und in die Reisekosten- bzw. Spesenberechnung überführt. Die verschiedenen Leistungsarten werden automatisch nach Unterkunft, Frühstück und Parken gesplittet, Pauschalen korrekt angerechnet. Je mehr Book One eingesetzt wird, umso besser lernt das System die unterschiedlichen Rechnungen und Belege zu „verstehen“, kann diese schneller einordnen. Die aktuellen Tagespauschalen und relevante Vorgaben des Finanzamtes sind automatisch hinterlegt. Die Nutzer können sich auf die Rechtssicherheit des Systems verlassen.

Plattformunabhängig und kompatibel, App-Service ohne Internet
Die Book One App ist plattformunabhängig, damit die Abrechnungsdaten in alle gängigen Buchhaltungsprogramme exportiert werden können. Die App funktioniert auch ohne Internetverbindung. D.h. der Nutzer kann im Flugzeug oder im Tunnel in der Bahn sitzen und seine Reisekostenabrechnung machen. Die Reisekostenabrechnung kann während der Reise erledigt werden, so dass mit der Ankunft Zuhause die vollständigen Unterlagen beim Steuerberater vorliegen.

Weniger Abrechnungsfehler, 90 Prozent Effizienzsteigerung – Service-Team in Berlin
Werden Rechnungen digital verarbeitet, entfallen manuelle Eingaben und Pauschalen werden automatisch richtig zugeordnet. Dies spart 90 Prozent Zeit, vermeidet Fehler und macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Buchhaltung effizient. Speziell für kleine und mittlere Unternehmen ist Book One eine einfache, rechtsichere App. Das Service-Team in Berlin ist für Fragen persönlich erreichbar. Die Möglichkeit für Feedback ist zudem eine wesentliche Quelle für die Weiterentwicklung der App. Denn jedes Tool muss kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Book One im AppStore, Google Playstore

Die Book One App ist eine mobile und plattformunabhängige App zur vollautomatisierten und steuerkonformen Reisekostenabrechnung für Freiberufler, Selbständige und Kleinst- bzw. Kleinunternehmen. Die App wird durch das Service-Team in Berlin ergänzt. Der vollintegrierte, papierlose Prozess zur Abrechnung von Geschäftsreisen führt zu einer erheblichen Zeitersparnis von über 90%. 2018 in Berlin gegründet und mit Andrew Hubbard als Geschäftsführer. Seit 2020 ist Business Travel Experte Michael Becker, Geschäftsführer Fides Reisen Lufthansa City Center, Teilhaber von Book One. Förderungen: u.a. durch das Berliner Startup Stipendium und die Investment Bank Berlin.

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