Unrealistische Erwartungen von Stakeholdern leicht überwinden

Frank Schatz – Agile Mentor

In einem großen Unternehmen sah sich das Softwareentwicklungsteam von Laura mit einer wachsenden Herausforderung konfrontiert. Die Stakeholder forderten zunehmend schnellere Ergebnisse und hatten Erwartungen, die das Team kaum zu erfüllen in der Lage war. Die Stimmung war angespannt und die Frustration wuchs.

Laura war ratlos und suchte nach einer Lösung. In ihrer Verzweiflung erinnerte sie sich an einen erfahrenen Scrum-Mentor, den sie auf einer Konferenz kennengelernt hatte. Dieser Mentor war bekannt für seine Fähigkeit, Teams in schwierigen Situationen zu unterstützen. Sie kontaktierte ihn und bat um Hilfe.

Nach einer Analyse der Situation wurde schnell klar, dass klare Kommunikation und ein strukturiertes Stakeholder-Management fehlten. Laura erhielt konkrete Ratschläge basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen und verschiedene Techniken, um diese Probleme zu lösen.

Die Einführung einer Stakeholdermap, welche die Kommunikation strukturiert und sicherstellt, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen erreichen, stellte sich als zentrales Hilfsmittel heraus. Laura setzte dieses Wissen um und erstellte gemeinsam mit dem Team eine Stakeholdermap. Der erste Schritt zu einer klareren und zielgerichteteren Kommunikation war getan.

Allerdings gab es noch mehr zu tun.

Der Mentor unterstrich die Relevanz der Sprint Reviews, da die bloße Einladung der Stakeholder nicht ausreichend ist. Vielmehr ist deren physische Präsenz und die Abgabe von Feedback erforderlich. Laura motivierte die Stakeholder, sich stärker in die Projektarbeit einzubringen, und hob dabei insbesondere die positiven Aspekte hervor. In der Konsequenz wurden diese Arbeitsmeetings zu einer Offenbarung. Die Mitarbeit der Stakeholder führte zu einer Transparenz der tatsächlichen Ergebnisse sowie zu einer Erkenntnis der realistisch machbaren Aspekte.

Im Rahmen einer Schulung wurde den Stakeholdern der nützliche Umgang mit Burn-Down-Charts und Velocity-Messungen vermittelt. Das Verständnis für diese Metriken ermöglichte den Stakeholdern eine Einschätzung der geleisteten Arbeit innerhalb eines Sprints. Die Begrenzungen des Teams wurden transparenter und die Erwartungen realistischer.

Ein weiterer Schritt war die Einführung des Minimum Viable Product (MVP)-Konzepts. Laura verdeutlichte den Stakeholdern den Nutzen, früh nutzbare Produkte zu liefern und dadurch Feedback zu erhalten. Sie unterstützte die Stakeholder bei der Überwindung der „bei uns funktionieren keine MVP“-Mentalität.

Im Rahmen ihrer Zusammenarbeit mit dem Mentor, erwarb Laura die Kompetenz, Anforderungen nach ihrem Business Value durch die Stakeholder bewerten und zu priorisieren. Zudem war sie in der Lage, sicherzustellen, dass das Team zuerst an den wichtigsten Features arbeitete und den größtmöglichen Nutzen erzielte.

Nach einer Phase intensiver Arbeit und offener Kommunikation war eine Verbesserung der Situation zu beobachten. Die Stakeholder vollzogen die Arbeitsweise des Teams besser nach und entwickelten realistischere Erwartungen. Das Team verspürte eine deutliche Entlastung und war in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Durch die implementierten Maßnahmen sowie die kontinuierliche Reflexion in Retrospektiven gelang es Laura, das Vertrauen der relevanten Stakeholder zu gewinnen und die Zusammenarbeit zu optimieren. Das Team hatte die Herausforderung der unrealistischen Erwartungen überwunden und war dadurch in der Lage, sich zu einer stärkeren und effizienteren Einheit zu formieren. Lauras Einsatz sowie die Anwendung neuer Techniken führten zu einem Erfolg des Teams.

Der agile Mentor Frank Schatz hilft agilen Teams bessere Ergebnisse zu erzielen.

Frank Schatz ist zertifizierter Mentor für agile Produktentwicklung mit über 25 Jahren Expertise. Er hilft Teams in Unternehmen, in schwierigen Situationen im agilen Umfeld, bessere Ergebnisse zu erzielen.

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